Основополагающим документом любого конкурса или фестиваля является Положение. В нем всегда указаны точные сроки проведения конкурса: срок приема заявок, дата публикации итогов, дата предоставления наградных документов и призов и т.п. Также в Положении указаны порядок и условия участия в конкурсе. Данный документ всегда доступен для скачивания на официальном сайте конкурса на весь срок проведения проекта. Кроме этого, Положение можно получить, обратившись в оргкомитет по телефону или электронной почте.

Заявки на участие в любом конкурсе или фестивале всегда подаются только в электронном виде через специальную форму анкеты-заявки. Ссылка на подачу заявки размещена на сайте конкурса на весь срок проведения проекта.

Все поступающие на конкурс заявки обрабатываются в «ручном» режиме специалистами оргкомитета. В связи с чем на обработку любой заявки требуется некоторое время. Как правило, срок обработки заявки не превышает 1-2 рабочих дней. После этого, на электронный адрес, указанный в анкете-заявке, направляется письмо с результатом рассмотрения вашей заявки.

Если в течении пяти рабочих дней после подачи заявки на конкурс вы так и не получили ответного письма от оргкомитета, в первую очередь проверьте папку «спам», поскольку нередко письма попадают туда. Для надежности рекомендуем воспользоваться строкой поиска и ввести в нее электронный адрес оргкомитета, указанный в Положении, после чего осуществить поиск по всему почтовому ящику и в том числе в папке «спам». Если все же письмо не было обнаружено, то рекомендуем обратиться в оргкомитет по телефону, указанному в Положении.

Учетный номер направляется всем конкурсантам на электронный адрес, указанный в анкете-заявке в течении пяти дней после подачи заявки на участие. Если по каким-либо причинам вы не знаете своего учетного номера (потеряли, забыли или вовсе не получили), то его всегда можно восстановить, направив в оргкомитет обращение (письмо) с просьбой восстановить учетный номер. В тексте письма укажите название конкурса, ФИО участника (или название коллектива) и название конкурсной работы. Также рекомендуем указывать электронный адрес, который был указан при подаче заявки, это в значительной степени ускорит обработку вашего обращения.
Обращение рекомендуется посылать через специальную форму на сайте организатора (кнопка «Подать обращение» или «Обратиться в оргкомитет»), поскольку обращения, направленные через данную форму, обрабатываются в первую очередь.

В письме-подтверждении вашего участия, которое направляется после подачи заявки, вместе с присвоенным учетным номером направляется персональная ссылка на оплату организационного взноса. Преимущественно для оплаты организационного взноса используется сервис «Робокасса». Оплата взноса по индивидуальной ссылке является наиболее приоритетной и надежной, поскольку ссылка является персональной и привязывается к каждой заявке индивидуально. При оплате по индивидуальной ссылке не требуется направлять копию чека или иное подтверждение оплаты в оргкомитет, все происходит автоматически. Также все риски при оплате по индивидуальной ссылке (такие как не зачисление платежа, ошибка при платеже и т.п.) оргкомитет берет на себя.
Кроме этого, в случае возникновения трудностей при оплате по индивидуальной ссылке предусмотрены иные варианты оплаты. Они направляются по запросу конкурсанта (или его руководителя). Обращаем внимание на то, что любые другие варианты оплаты кроме как по индивидуальной ссылке несут на себе определенные риски потери платежа или его не зачисления. Все риски при оплате через иные варианты участники берут на себя!

В любом конкурсе или фестивале предусмотрена оплата по выставленному счету с предоставлением договора и акта оказанных услуг. Оплата по договору возможна только при заявлении на конкурс минимально-допустимого количества участников. Это количество всегда прописано в Положении конкурса в разделе «Оплата взноса» и может меняться в зависимости от конкурса.
Для предоставления комплекта документов вам необходимо для начала подать заявку и дождаться письма-подтверждения с присвоенными учетными номерами. После того, как вам стали известны учетные номера необходимо написать на электронный адрес оргкомитета письмо с указанием информации о необходимости оплаты взноса за учетные номера …(указать номера) и приложением реквизитов учреждения, с которым будет заключаться договор.
Необходимый комплект документов будет подготовлен в течении 3-4 рабочих дней и направлен на электронную почту в сканированном варианте. Оригиналы документов будут направлены Почтой России.

При онлайн-оплате взноса или совершении иных платежей на сайте организаторов конкурса возможны временные технические сбои, которые как правило устраняются в течении нескольких часов. В случае если вы не можете осуществить оплату длительное время (более одного дня), свяжитесь с оргкомитетом по телефону или через форму для обращений на сайте.

Нередко бывает, что после подачи заявки возникает необходимость внесения изменений или корректировок в анкету-заявку. Для внесения корректировок в анкету-заявку необходимо направить в оргкомитет письмо с обязательным указанием названия конкурса, присвоенного учетного номера, ФИО конкурсанта и названия конкурсной работы. Также в тексте письма необходимо четко указать информацию, которую следует изменить в анкете.
Обращаем ваше внимание на то, что от правильности и корректности заполнения анкеты-заявки зависит внешний вид ваших наградных документов. Большинство данных переносится автоматически из анкет-заявок. Соответственно, если в анкете была допущена ошибка, то она может быть перенесена в наградной документ.

Итоги конкурса публикуются в указанные в Положение сроки на сайте конкурса. В отдельных случаях при большом количестве участников сроки публикации итогов могут быть изменены. Информация об изменении сроков публикации итогов (если таковое имеет место быть) обязательно публикуется на сайте конкурса.
Кроме этого, всем участникам конкурса направляется письмо о публикации итогов. Поскольку письма отправляются в большом количестве одновременно всем конкурсантам, возможны случаи, когда письмо не доходит до адресата или попадает в «спам». В любом случае вся актуальная информация публикуется на сайте конкурса, и в случае возникновении каких-либо вопросов или неясностей рекомендуем в первую очередь посетить сайт конкурса.

Оценка конкурсантов происходит дистанционным способом путем привлечения многочисленных экспертов в различных областях искусства и творчества. Эксперты подтверждают свою квалификацию предоставлением подтверждающих документов и регалий в оргкомитет.
Каждый эксперт после просмотра конкурсной работы участника выставляет оценку, согласно критериям и утвержденной системе оценки. Одну работу оценивает не менее тридцати экспертов по указанной номинации, после чего формируется средний бал на основании всех выставленных оценок. Присуждение степени (лауреат, дипломант или участник) происходит автоматически на основании сформированного среднего балла.

Конкурсанты, имеющие особый социальный статус (лица с ОВЗ, сироты, дети из многодетных семей и т.д.) могут рассчитывать на льготы при участии в конкурсе (скидка на оплату взноса или вовсе бесплатное участие). Уточнить наличие льгот для участия лицам с особым социальным статусом вы можете в оргкомитете по телефону или электронной почте. 

Сроки предоставления наградных документов всегда указаны в Итоговом протоколе или отдельном письме, направляемом вместе с итогами конкурса.
Наградные документы в электронном виде направляются в обозначенные сроки на электронные адреса, указанные при подаче заявки. В случае, если в установленные сроки вы по каким-либо причинам не получили письмо с информацией о получении наградных документов, посетите сайт конкурса – там всегда дублируется данная информация.
В случае, если по присланной ссылке для скачивания наградных документов вы не обнаружили свои документы, обратитесь в оргкомитет через форму для обращений на сайте конкурса.
Оригиналы наградных документов с живыми печатями и подписями членов жюри вы можете заказать после публикации электронных копий. Информация о процедуре заказа оригиналов наградных документов также указывается на сайте конкурса вместе с электронными копиями и итогам конкурса.
При заказе печатных оригиналов обязательно предварительно ознакомьтесь с электронными копиями документов, чтобы убедиться в отсутствии ошибок или неточностей.

В большинстве случаев наградные документы за конкурс в электронном виде предоставляются в формате обычного текстового документа Word, что позволяет самостоятельно внести корректировки в личную информацию при обнаружении ошибок или неточностей. Обращаем внимание что к редактированию доступна только личная информация о конкурсанте.
После внесения изменений вы можете самостоятельно распечатать наградной документ или сохранить его в формат PDF. Формат PDF позволяет при необходимости конвертировать документ в обычное изображение Jpeg. Информация об этой процедуре легко доступна на просторах интернета и не требует глубоких знаний программного обеспечения.

Все конкурсанты, независимо от занятых или незанятых призовых мест имеют возможность заказа дополнительной наградной продукции за конкурс (кубок, медаль). Заказ осуществляется на сайте Творческого объединения «Премьера», входящего в состав в содружество организаторов конкурсов и фестивалей (арт-центр «Наследие», ТО «Премьера», КПЦ «Мьюзик медиа», арт-центр «Колибри»). Адрес сайта: www.art-fest.net (страница «Интернет-магазин»)
Формирование и отправка заказа происходит в течении 7-10 рабочих дней, после чего вам на почту будет направлен трек-номер для отслеживания вашего заказа. Уточнить статус заказа вы можете по телефону 8 800 505 49 01. Будьте готовы сообщить оператору номер заказа или ФИО человека, на которого был оформлен заказ.

Трек-номер заказа оригиналов наградных документов или иной продукции направляется на электронный адрес заказчика в течении 7-10 рабочих дней после совершения заказа. Уточнить статус вашего заказа вы можете по телефону 8 800 505 49 01

Распределением призового фонда занимается отдельная комиссия, в которую входят представители учредителей наград (спонсоров). Оргкомитет не влияет на их решения, а дает лишь рекомендации по присуждению ценных призов и подарков.
Представители комиссии самостоятельно связываются с награжденными конкурсантами по контактам, указанным в анкете-заявке, и направляют им всю необходимую информацию в течении 10 рабочих дней с момента публикации итогов конкурса.

Если по каким-либо причинам вы не получили наградные документы за участие в каком-либо конкурсе и вспомнили об этом спустя время (более двух месяцев), то в этом случае вам необходимо направить в оргкомитет обращение с указанием данных о конкурсанте (название конкурса, ФИО участника, конкурсная работа) и просьбой направить наградные документы. Срок обработки подобных обращений составляет до 7-ми рабочих дней.

В случае, если ваше участие в конкурсе не состоялось по каким-либо уважительным причинам, или вы не получили заказанную в интернет-магазине продукцию, вы можете произвести возврат средств. Для этого необходимо написать на электронный адрес оргкомитета письмо с просьбой произвести возврат средств и указанием полной информации за что производится возврат и почему. Ответным письмом вам направят всю необходимую информацию о сроках и порядке получения возврата денежных средств.

В случае, если сайт конкурса не открывается или отображается какая-либо ошибка, попробуйте открыть сайт через другой браузер (или другой компьютер/смартфон). Если эти действия не помогли, обратитесь в оргкомитет по телефону или электронной почте для уточнения информации по исправлению данной проблемы.

Специалисты оргкомитета всегда стараются отвечать на поступающие телефонные звонки, но бывают периоды, когда наплыв звонков не позволяет принять все входящие звонки (как правило это бывает в последние дни завершения приема заявок на какой-либо конкурс, или после публикации итогов/наградных документов). Если ваш звонок не принят, попробуйте перезвонить в другое время.
Если вы не можете дозвониться в оргкомитет в течении длительного времени (более одного дня) то убедитесь в правильности следующей информации:
- Вы совершаете звонки в рабочее время оргкомитета: с понедельника по пятницу с 10:00 до 18:00 по Московскому времени (суббота, воскресенье, а также праздничные дни считаются нерабочими).
- Вы звоните по верному номеру, указанному в Положении и на сайте конкурса.

Если вышеуказанные рекомендации соблюдены, но вы все равно не можете дозвониться до оргкомитета длительное время, рекомендуем направить ваше обращение по почте или через форму на сайте.

В связи с большим количеством обращений в оргкомитет, установлены строгие требования к направляемым обращениям: ваше сообщение обязательно должно содержать информацию: название конкурса, ФИО конкурсанта, учётный номер (если известен), название конкурсной работы. Также обращение должно содержать понятное и полное описание задаваемого вопроса. Срок обработки обращений 3-4 рабочих дня.
Если вы отправили обращение с соблюдением вышеуказанных требований, но не получили ответа в указанные сроки, то проверьте папку «спам», возможно письмо попало туда. Если в папке «спам» письма не обнаружено, обратитесь в оргкомитет по телефону, указанному в Положении.
Кроме этого, убедитесь, что на ваш вопрос уже не размещен ответ на сайте конкурса. Сообщения, на которые уже предоставлена информация на сайте конкурса не обрабатываются.

Вот пример сообщений, на которые оргкомитет не направит ответа:

«я не получил итоги» (не указано кто именно получил итоги и за какой конкурс);
«я не нашла свою дочь» (совсем не понятно, о чем идет речь, возможно это сфера компетенции Полиции или иных правоохранительных органов);
«Направляю чек об оплате» (информация не будет принята, поскольку не указана информация, за что именно произведена оплата);
«мы не получили подтверждение участия Иванова Ивана» (информация также не будет обработана, поскольку в конкурсе может быть много участников с одинаковыми именами и фамилиями. Важно указывать наиболее полную информацию о конкурсанте)